Termin
Zeitraum:
17./18. Januar 2015
24./ 25. Januar 2015
31. Januar / 1. Februar 2015
7. / 8. Februar 2015
14. / 15. Februar 2015 (Faschingswoche)
21. / 22. Februar 2015
7. / 8. März 2015
14. / 15. März 2015
21. / 22. März 2015
Der Landesparteitag soll zweitägig stattfinden an einem möglichst frühen Termin.
Zeitrahmen der Veranstaltung:
Samstag von ca. 10:00 Uhr bis 20:00 Uhr (Akkreditierung ab 9:00 Uhr)
Sonntag von ca. 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr
Der Aufbau muss vorher stattfinden!
Als Hilfe für die Organisation und bei Fragen könnt ihr euch auch gerne an den Landesvorstand wenden. Hierzu einfach eine Mail an vorstand@piratenpartei-bw.de schreiben.
Ausschreibungsdauer
Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt die bis zum 15. September 2014 23:59 Uhr per E-Mail an den Landesvorstand gerichtet wurden (vorstand@piratenpartei-bw.de). Eine Eintragung ins Wiki ohne E-Mail wird nicht berücksichtigt.
Anfahrt
Idealerweise direkte Bahnverbindung von den größeren Städten BaWüs aus (Mitglieder nach Regierungsbezirken)
Vom Bahnhof ÖPNV oder kurzer Fußweg zum Veranstaltungsort
Parkmöglichkeiten vor Ort
Ebenfalls möglich sind etwas abgelegenere Hallen, wenn ein Shuttle-Service oder guter ÖPNV zu einem direkt erreichbaren Bahnhof bestehen
Raum/Tagungsraum
Ca. 200 Piraten in geeigneter Bestuhlung mit Tischen mit Option durch Wechsel auf Reihenbestuhlung zu erweitern
Bitte mit Angabe der Größe (in m²) und der Raumaufteilung (Bestuhlungsplan, Hallenplan, oÄ)
Behindertengerecht (Barrierefreie Zugänge, behindertengerechte Sanitäranlagen, behindertengerechter Zugang zur Bühne)
Bühne und Rednerpult
Ein separater Raum für Pressegespräche / Presse
Die Versorgung der Teilnehmer mit Essen und Getränken muss im Plan vorgesehen sein. Kosten dafür müssen aufgeführt werden, wenn sie im voraus, pauschal oder verbindlich für den LV anfallen.
Bei Selbstversorgung über Lieferdienste mit Bestellung durch die Teilnehmer ist ausreichend, wenn die Lieferdienste genug Kapazitäten haben.
Eine Getränkeversorgung im Saal muss möglich sein.
Übernachtungsmöglichkeiten vor Ort müssen ausreichend vorhanden sein. Kosten für Übernachtung müssen aufgeführt werden (sollten in verschiedenen Preiskategorien vorhanden sein).
Kosten für Übernachtung (z.B. in der Halle) müssen aufgeführt werden, wenn sie im voraus, pauschal oder verbindlich für den LV anfallen.
Technik
Beamer (Hell genug – zur Organisation ggf. die letzten Veranstalter der LPTs anfragen)
Leinwand in ausreichender Größe oder mehrere Leinwände
Lautsprecheranlage
2 Mikros auf der Bühne
2-3 Raummikros
Idealerweise Monitor-Ausgang am Mischpult für Audiostreaming
Internetzugang für Veranstaltung (Videostreaming, Protokoll, Orga)
Gegebenenfalls anfallende Kosten für Miete/Kauf Streaminghardware sind anzugeben
Genug Steckdosen im Raum – die Elektrik muss die erwartete Anzahl an Notebooks verkraften
Gegebenenfalls Kosten für Stromversorgung aufführen
TO-/GO-/Antrags-“Zugang für Teilnehmer” in mind. einer der folgenden Varianten:
Bsp: Drucker für Ausdrucken der Tagesordnung inklusive Anträge
Bsp: Lokaler Server für GO, TO, Anträge, etc
Bsp: WLan-Zugang
Bsp: Mehrere Beamer und Leinwände
Sonstiges/Nice-To-Have
Kinderbetreuung
Internetzugang für die Versammlungsteilnehmer
Verfolgen des LPT auch in den Aussenbereichen (Raucherbereichen) möglich
Budget
Wichtig: Alle Preise inkl. MWst angeben! Alle Preise müssen verbindlich sein – d.h. wir brauchen eine Zusage, dass keine weitere Kosten anfallen, keine Nebenkosten entstehen, etc (bsp. nachträgliche Auflagen zur Stellung eines Handwerkers, Müllentsorgung usw.). Es steht ein Budget von maximal 5.000,– € zur Verfügung. Der Betrag umfasst alles, was der Landesverband bezahlt:
Hallenmiete (einschließlich eventuellen Hausmeisterinnen- oder Nebenkosten)
Technik (Ton, Beamer, Leinwand, Stromkabel und Steckerleisten, …)
Reinungskosten für die Halle
Auf- und Abbaukosten
Kosten für die Netzanbindung, etc.
Nicht im Budget muss eingeplant werden:
Presseverpflegung
Falls die Kosten für z.B. Catering für alle Piraten im Preis enthalten sind, müssen diese Kosten getrennt ausgewiesen werden. Für Hallen mit schlechter ÖPNV-Anbindung sind die notwendigen Kosten für ein Shuttle-Service bei der Kostenaufstellung als eigenständiger Punkt aufzuführen.
Sonstiges
Die Orga vor Ort muss zwei Personen benennen, die als Ansprechpartner für den Landesvorstand und den Landesbeauftragten dienen. Hierzu wären Kontaktmöglichkeiten via Mail und Telefon essentiell.